— 背景と課題紙の予約台帳でミスが出始め導入検討を開始
パソコンなどの機器での予約管理に否定的意見も

紙の台帳での予約管理でさまざまな悪循環が勃発

ebica導入前は紙で予約管理をしていたのですが、ランチ用・ディナー用で台帳を分けていたこと、予約変更の度に線を引いて修正して運用していてたこと、紙を補充しながら利用していたのでとても大変でした。
また、電話予約の受付中にもう1本のご予約電話が鳴ると、都度、台帳が置いてある所まで取りに行かなければならない上にお客様もお待たせしてしまい、かなり悪循環となっていました。
少しずつお客様が多くなり、さらに忙しくなって「予約のミスがあるな」というのがちょこちょこ出始めた頃に予約台帳システムの検討を始めましたが、私たちの店舗は年配のスタッフも多かったですし、特定のスタッフだけではなくどのスタッフも電話に出て予約を受けるので、パソコンやiPadから予約を入力することに対して嫌がられました。当時はスマートフォンもそこまで普及していませんでしたからね。そのため、導入を悩んでる期間が数ヶ月ありました。

— 選定と導入「ebica」の画面を見れば予約状況が一目瞭然
スムーズに予約が取れるようになると確信

エビソルの営業の強い言葉がきっかけ

当初は、以前私が勉強していた会社で利用していた予約台帳を導入しようと思っていたのですが、ある日、飲食業界の雑誌を見ていたら「ebica」がパッと目に入ってきたのです。すぐにエビソルに電話をかけたところ、電話に出た営業の方が「絶対御社にとってプラスになる」と強く言ってくださったことがきっかけとなりました。

大切なお客様情報の帰属先が自社なのが大きな決め手

エビソルの営業の方が宮崎まで来られた際に「ebica」を説明してくださったという熱意と、何より私たちでも使えるくらいシンプルで簡単で、「画面を見れば予約状況が一目瞭然となり、スムーズに予約が取れるようになる」と実感でき、ようやく「これは導入してみましょう」となりました。また、「ebica」は万が一私たちには合わず、やめることになったとしても、大切なお客様情報の帰属先が自分たちなので安心だなと思い、やらない理由がなくなり、導入が決まりました。

最初は紙から脱却できず。今では「ebica」だけで管理

導入当初は今まで通り予約内容を紙に書いて、それを「ebica」に入力する二度手間の状況となっていました。「ebica」への入力が慣れてくるとその手間自体が面倒になり、予約受付すると同時に「ebica」に直接入力するようになってきました。今では電話の受話器を肩に当てながら「ebica」に予約入力していますね。

— 成果ひと目で顧客情報がわかる！
電話予約の時点でおもてなしができるように

電話予約の受付時点でお客様にサービスができるように

お名前を「ebica」に入力すると、自動で来店回数などが出てくるため、それを見て「いつもありがとうございます」とお伝えできるようになりました。また、お客様ノートに苦手食材を記録しているので、例えばエビが苦手と記録されていたら「今回もエビは抜いてご用意いたしますね」とご提案するなど、一歩踏み込んでお客様に寄り添ったサービスができるのは良いなって思います。
「覚えていてくれてありがとう」と言ってくださる方もいて、そういうちょっとしたコミュニケーションがお客様にとってはすごくうれしかったりしますよね。紙台帳ですと、膨大な枚数の紙をめくらなければならず、そういった顧客情報を探すのは難しいことでしたので。

一歩踏み込んだ接客も可能

スタッフのサービス力が上がったのは間違いないですね。簡単なところで言えば領収証ですね。以前書いた領収証を「お客様ノート」に残していますので、例えば宛名書きの確認もスムーズですし、すでに名刺をいただいていると情報が書いてあれば、「名刺はすでに頂戴しております」とお話ができますよね。だからどのスタッフも、一歩踏み込んで接客ができるようになりました。これも「ebica」を導入して良かったと実感する時です。

ネット予約の利用で休み中の予約ロスもなし

当初は利用していなかったのですが、御社の社長がプライベートで来店した際にネット予約のご提案をしてくださったので、早速導入しました。定休日の留守電メッセージに「24時間インターネットで予約を承っています」といれているのですが、休み明けに10件ぐらい予約が入っていたことがありました。とてもありがたかったですね。

ネット予約導入で、幅広い層のお客様が来店

ネット予約を始めたぐらいから県外のお客様が圧倒的に増えてきました。お鮨屋さんなので、基本的には年齢層が高く、また敷居が高いと思われる方もいらっしゃったのか、ネット予約を始めてからは、若い方々も少しずつ来てくださるようになり、幅広い層のお客様が来店くださるようになったのも変化のひとつです。

予約変更の履歴がすべて確認できるのは本当に便利

「ebica」の中で、特に予約変更の履歴がすべて出るのが本当に便利です。予約の内容が、いつどのように変更されたか、誰がその変更を受けたがパッと見ただけでわかります。お恥ずかしい話、以前は「この変更は誰が受けた？」というのがありました。今ではそういうこともなくなり、「予約内容変更のご連絡をいただいた時はどんな感じだった？」とスタッフとの話も早く、助かっています。
法事やお祝い、結納などのご利用シーンも多いので、ちょっとした細かい情報を残すことができる点がとても便利ですね。
その他助かっているのは、PDFの帳票出力ですね。例えばゴールデンウィークとかお盆とかにはとても多くのお客様がいらっしゃるので、事前に一週間分の予約を出力して各部署のリーダーに渡し、予約数やコースの内容などに合わせた仕込みや、先々の準備をしていけるところでとても助かっています。これは忙しい時期ほど助かります。

— 今後予約に関する相談があったら
真っ先に「ebica」をすすめたい

「ebica」には大満足

予約のことに関しては、大変満足しています。自分の友人や仲間から予約やその他そういうお話があったら、“うちは「ebica」でやっているよ”とおすすめしていければと思っています。

「ebica」の活用方法や価格など
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