現代は空前の、人手不足時代。猫の手もかりたいほどに忙しく、人気店ですら人手不足で閉店してしまうケースも…。そのため、もっと採用費をふやして採用活動をがんばらないと!とお考えの飲食店オーナーさんが、たくさんいらっしゃいます。

しかし、いくらお金をかけてもなかなか採用に結びつかないのが現実です。2019年8月の有効求人倍率は1.59倍。これは、求職者1人に対して仕事が約1.6件あるということをあらわしています。つまり、働き手よりも仕事の方が多いということ。飲食サービスではさらに深刻で、求人があふれている状態。求職者にとっては嬉しい状況ですが、お店にとっては笑えません。

では、いったいどうすればいいのでしょうか?

発想の転換!まずは「業務の効率化」を

採用が難しいのはどの飲食店でもおなじこと。この状況が突然好転することは、残念ながらありません。そういうときは、少し視点をかえてみます。

人手不足とはすなわち、「仕事量>スタッフ数」という状態。スタッフ数を増やすことが難しいのなら、仕事量を減らす方に注力してみるんです。スタッフ1人あたりの負担が重たい状態は、常に退職リスクをかかえていることにもなります。それによってさらに負担が増え、スタッフが辞め…。このような負のスパイラルにおちいらないためにも、まずは仕事量の適正化を進めましょう。

バランスを保つために、仕事量を適正化しよう!
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飲食店オーナー
でも、減らせる仕事なんてあるのだろうか?
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編集部
では、どんな仕事を削減できるのか、さぐってみましょう。

飲食店の仕事を分解してわかる、削減できる仕事とは?

まずは、飲食店の仕事をざっくり3つに分類してみます。

  1. 接客・サービス(お客さまに直接かかわる仕事)
  2. 調理(商品である料理を用意する仕事)
  3. 各種管理・事務作業

このうち、「1. 接客・サービス」と「2. 調理」は飲食サービスのキモとも言える重要なもの。お客様の満足度にも直結するので、むやみに削減することはできません。

となると、削減対象は「3、各種管理・事務作業」です。では、この中身をさらに細かく書きだしてみます。

  • 予約管理
  • 顧客管理
  • シフト管理
  • 採用管理業務
  • 食材・仕入れ管理
  • 店舗管理
  • 売上管理
  • メニュー・商品開発 etc…

まだまだたくさんありますよね。飲食店で働く方がいかに多忙かがわかります。とはいえ、上にあげた主要業務の中から削減する業務を選びましょう。選ぶポイントは、「ムダが多くひそんでいること」と「あまり労力をかけずに削減できること」です。ここでは、

予約管理

に着目してみます。

予約管理の仕事削減ポイント

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編集部
予約管理にはざっくり「ウェブ予約」と「電話予約」があります。順番にみていきましょう。

ウェブ予約の管理を効率化する

ウェブ予約で特に負荷が大きいのは「グルメサイトから予約台帳への予約転記業務」と「グルメサイトごとの空席数の調整業務」です。グルメサイトは集客のために必須なツール。しかしサイトごとに異なる管理画面にログインして確認して転記して修正して…非常にたいへんです。さらにそこへ、お店ホームページからの予約も入ってくる。なかなかカオスな状態ですね。

そこで、ウェブ予約の管理を効率化するおススメの解決策はこちら。

グルメサイト一元管理機能付きの予約台帳システムを導入する
お店ホームページのウェブ予約は同じ予約台帳システムの予約フォームをつかい、一元管理する

グルメサイト一元管理機能は、予約の転記も空席数の調整も、すべてシステムが自動でやってくれるというもの。これだけでもかなりの負担軽減につながります。予約台帳システムによって対応しているグルメサイトが異なるので、お店ごとに利用メディアと照らしあわせ、最適なシステムを選びましょう。

電話予約の受付体制を見直す

電話予約の一番の課題は、「営業時間中にかかってくる電話応対の負荷」です。特に、ピークタイムは電話に出ることができず、店内中にコール音がなり響いてしまう…なんてこともしばしば。これでは来店中のお客さまに不快感をあたえかねませんし、スタッフをあせらせてしまいミスをまねく可能性も出てきます。

これに対するベストな解決策はこちら!

IVRを導入し、SMS経由で電話予約をウェブ予約に誘導する

IVRとは「音声自動応答システム」のこと。営業時間中にかかってくるお電話も、自動音声で受けこたえすることが可能です。また、ご予約のお電話の場合、お客さまの携帯電話にSMSを送付し、ウェブ予約フォームをご案内することができます。ちなみに、忙しいときほど対応にこまってしまう営業電話もブロック。これで、スタッフは「電話応対」という業務から解放されます。

IVRは個別システムとしても提供されていますし、機能としてIVRを実装している予約台帳システムもあります。おススメはだんぜん後者です。電話予約をSMS経由でウェブ予約に誘導できるのは、予約台帳システムと連携している場合だけ、ですからね。

まとめ

人手不足が深刻化するいま、むやみに採用費をつみますよりも、まずは仕事量の適正化を行いましょう。飲食店の仕事の中でも特に削減効果が高く、莫大なコストをかけずに進めることができるのが、「予約管理」の業務。ウェブ予約、電話予約、それぞれシステムをかしこく使い、効率化していくのがポイントです。

ちなみに、この記事で紹介した方法を実践したところ、なんと日に3時間も作業時間が削減できたという事例もあります。スタッフが余裕をもって働けて、店長も「お店をよくする仕事」に注力できる状態…。それを目標に、業務の効率化を!

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編集部
働く人に余裕がうまれると、お店雰囲気がさらによくなり、採用もうまくいくかも…ですよ。

お困りの場合は…

記事では予約管理の業務効率化をとりあげましたが、課題はお店ごとに異なりますよね。別の課題でお悩みの場合など、お困りのことがありましたらぜひお問合せください。飲食店に日々接しながら業務効率化について考えているエビソルスタッフがおこたえさせていただきます。

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