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集客支援コラム

比較する際の重要ポイントは?飲食店向け予約管理システムの選び方

集客支援コラム

  • IVR
  • POS
  • グルメサイトコントローラー
  • ダブルブッキング対策
  • ネット予約
  • 多店舗展開
  • 業務効率化
  • 電話予約
  • 顧客管理

手軽に導入できるのがメリットの紙の予約台帳。けれど、記入ミスや予約修正の漏れ、スタッフによってとるメモの内容が異なるということが起こりえます。また、複数のスタッフで同時に予約状況を確認したり、顧客情報を店舗運営に生かすのが難しいというデメリットもあります。
そこで導入を考えたいのが予約管理システムです。

この記事の目次

・予約管理システムとは
・予約管理システムを選ぶ際の重要ポイント
・ポイントとなる機能
・連携できる機能

予約管理システムとは

予約管理システムを導入することで店舗運営の円滑化、予約業務の効率化などを見込めます。ネットでの予約を自動的に予約台帳に取り込めたり、スタッフ間で予約状況の共有を簡単にできたりと、紙の予約台帳にはないメリットがあります。

お店の予約管理を紙の予約台帳で行っている中で、一度でも、

・ネット予約の管理をラクにしたい
・効率的な配席を簡単に実現したい
・ネットからの予約を増やしたい
・顧客情報を活用しておもてなししたい

と考えたことがあるのであれば、予約管理システム導入の検討をおすすめします。

予約管理システムを選ぶ際の重要ポイント

予約管理システムを選ぶ際に重要なポイントは、システムに“店舗運営に必要な機能がそろっているか”ということです。逆にいうと、必要のない機能がついているものを選んでしまうと、無駄に価格が高くなってしまったり、機能がつきすぎていて使いこなせないということが起こりえます。
将来も見越した上で、どんな機能が店舗に必要かを明確にしておくことが大切です。

ポイントとなる機能

予約管理システムには、さまざまな機能があります。どの機能がどのような場合に必要かをみていきます。

– 基本機能

予約管理システムの基本となる機能です。

予約台帳管理
電話予約とネット予約を一元管理できます。
配席ルールを設定しておくことで、ネット予約も電話予約も自動的にかつ効率的な配席ができる予約台帳機能であれば、さらに業務効率化を図れます。

顧客台帳機能
予約と同時に顧客情報を蓄積できます。顧客情報には予約情報や来店履歴が紐付くので次回の来店時のおもてなしや再来店の促進に活用できます。

分析
予約数・売上・回転数・顧客別来店頻度など、必要な指標をスタッフ間で簡単に共有したい場合は、指標を確認できるダッシュボードがついている予約管理システムがおすすめです。高度な分析をしたいと考えている場合は、データをCSV出力できるかどうかも重要なポイントとなるでしょう。

– ネット予約管理

ネット予約を自動的に予約台帳に取り込むことができる機能です。さらに、下記のような機能がついていると便利です

複数のグルメサイト予約の一元管理
電話予約とネット予約を一元管理できます。
オウンドメディア(自社サイトやSNS経由)からの予約以外に、複数のグルメサイトからの予約を受付けている場合には、この機能は必須となるでしょう。
複数のグルメサイトからの予約を自動的に予約管理システムに取り込めることで、業務効率化を図れる上、予約機会の最大化を期待できます。なお、この機能を利用したいと考える場合は、グルメサイトからの予約を顧客台帳に取りこむ際に、システムに予約を取込むだけなのか、空席在庫連携までできるかは重要なポイントです。

オウンドメディア専用予約フォーム作成
予約管理システムと連携できる予約フォームがあると、オウンドでメディアからのネット予約の利便性を高められます。
また、外国人のお客様の予約を増やしたいと考えているのであれば、多言語に対応可能な予約フォームを作成できる予約管理システムがすすめです。

多店舗管理
ひとつのシステムで複数の系列店の空席管理ができれば、店舗間の誘導も可能となります。多店舗運営をしているのであれば、重要なポイントとなる機能です。

– 連携できる機能

予約管理システムに連携できる機能があれば、それだけれできることが広がります。 連携できる機能には、現在主に3つほどあります。

POS連携
予約情報とPOSの会計情報を紐付けたい場合は、POS連携ができるシステムを選びましょう。

CRM連携
蓄積された顧客情報を利用し、再来店を促すメールなどを送りたいと考えているなら、CRM連携ができることもポイントです。

電話予約管理
スタッフの不在時やピークタイムの忙しい時間も電話予約を取り逃すことがないように、24時間365日対応するIVRシステム(自動音声応答装置)や自動電話予約管理の仕組みをいれることができます。 現在では、かかってきた電話を事前に録音された音声などで予約や問合せに誘導できるIVRシステムだけでなく、空席確認から予約受付完了まで人間に近い自然な音声でAIが対応するAIアシスタントの機能が登場しています。
導入することで、人材不足への対応や業務効率化を促すことが可能となります。

このように予約管理システムといっても、さまざまな機能があり、連携できる機能も多岐にわたっています。
うまく使いこなすことで、

・ネット予約や電話予約管理の自動化
・ネット予約導線を強化しオウンドメディアの集客力向上
・顧客データを活用し、再来店促進でリピート率向上

などが叶います。

予約管理システムの導入を検討する際には、店舗を運営する上で、どのような機能があったら便利か、どのような機能が必要かについて考えてみましょう。
自分のお店にはどの機能があったらよいかいまいちわからないこともあると思います。
その場合は、積極的に問合せしてみてください。

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