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効率的に売上アップをめざしたい!大人数の団体予約を取込むには

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団体予約を取込むメリット

飲食店にとって、グループサイズの大きな団体予約をとることはとても重要です。団体予約を取込むとりこむことで、さまざまなメリットがあります。

・効率よく席をうめることができ、席の稼働率がアップ
・あらかじめ来客数の目処がつき、スタッフのシフトをくみやすい
・あらかじめ提供料理を把握でき、仕入れ管理がしやすい

団体予約を入れるには?

しかし、いざ団体予約を取込もうと思っても、「思うように団体予約がはいらない…」という悩みに直面する店舗が多いのも事実です。

飲食店が団体予約を取込むために最も大事にするべきことは「幹事さんに寄添う」こと。宴会の幹事は多くのやることがあり、非常に大変であるにも関わらず、報酬が出るわけでもありません。その上、スマートに立ち振舞わなければならないストレスフルな役割です。
そのため、少しでも幹事のストレスを減らすことが重要となります。幹事に寄り添い、ストレスフリーな予約受付体制をととのえることができれば、団体予約の候補として選ばれる可能性が高くなります。

幹事の「悩み」「希望」「行動」を把握する

まず、宴会の幹事の気持ちを知ることが重要です。幹事の「悩み」「希望」「行動」の3つを把握することで、飲食店が行うべき対策が見えてきます。

幹事の「悩み」

・大人数予約なので、日程調整が大変
・苦労して日程調整しても、お店探しが難しい

幹事の「希望」

・希望日に、最適な業態のお店をスムーズに予約したい
・できれば個室で、無理であれば大人数でまとまって座れるテーブル席が必須
・集金しやすいように金額が決まっているコース料理を予約したい
・飲み放題付きがよい
・アクセス情報やコースメニュー、金額 など 当日必要な情報をスムーズに参加者に伝えたい

幹事の「行動」

・グルメサイトで空席検索
・人数と日程は変更できないため、人数&日程軸で空いているお店を検索
・集金をしやすくするため、コース料理(できれば飲み放題付き)がある店を探す
・個室、または大人数でまとまって座れるテーブル席など、宴会の目的にあった席タイプがある店を探す
・アクセスしやすい店であるかをチェック

幹事の気持ちに寄り添った対策を実施

幹事さんの「悩み」「希望」「行動」を把握したら、さっそく対策を実施していきましょう。

やるべき対策

・空席管理を徹底し、常に正確な空席状況をグルメサイトに公開する
・さまざまな人数の予約に対応するため、配席ルールの設計を見直す
・アクセス情報やコースメニュー、金額 など必要な情報をわかりやすく整理する
特に大人数予約の場合、アクセスのしやすさは大切です。誰かが道に迷うと時間通りに会を始められず、幹事の負担が増えてしまいます。駅から離れている場合などは、できるだけわかりやすくアクセス情報を掲載しましょう。
・SMSで予約日前にリマインドを行う
飲食店は団体予約に対して「ノーショーになったらどうしよう」という不安があります。一方で幹事も「ちゃんと予約がとれているかな」という不安を抱きがちです。そのような不安を少なくするために、予約日前に事前リマインドを行うことが有効です。メールだと迷惑メールに埋もれて確認されないリスクが高まってしまうので、SMSでリマインドを行うことをおすすめします。

空席管理や事前SMSを効率的に行うには?

グルメサイトの空席管理を正確かつリアルタイムに行うのは骨のおれる作業です。また、SMSを発信するにもどの機器から配信すべきかなど、飲食店経営者の悩みはつきません。それらの悩みを解決するひとつが、予約管理システムの導入です。

大人数の予約受付をスムーズに行うために予約管理システムに必要な機能とは

数ある予約管理システムの中でどれを選べばいいか、というのも大きな問題です。大人数の予約受付をスムーズに行うために必要な機能を抑えましょう。

グルメサイト一元管理機能
:空席管理を徹底し、常に正確な空席状況をグルメサイトに公開する


自動配席機能
:さまざまな人数の予約に対応しつつ、予約登録を自動化


予約に対するSMS送信機能
:予約日前にリマインドを行う


この3つの必要機能がついている予約管理システムを使えば、スタッフの負担を増やすことなく大人数の予約を受付けることができます。

システムに任せる業務と人がやる業務、それをしっかり切りわけることで、予約を増やすことが可能になります。予約管理システムを導入していない場合は、ぜひ利用を検討してみてはいかがでしょうか。

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