飲食店にとって、グループサイズの大きな団体予約をとることはとっても重要。団体予約をとりこむことで、こんなメリットがあります。

  • 効率よく席をうめることができ、席の稼働率アップ!
  • あらかじめ来客数のメドがつき、スタッフのシフトをくみやすい!
  • あらかじめ提供料理を把握でき、仕入れ管理がしやすい!

しかし、しばしば「思うように団体予約がはいらない…」というお悩みを耳にします。

飲食店が団体予約をとりこむために最も大事にするべきことを一言でいうと「幹事さんによりそう」こと。宴会の幹事さんはやることがたくさんあり、とてもたいへん。いろいろな人に気をつかい、報酬がでるわけでもないのにスマートにたち振舞わなければならない。ストレスフルな役割です。

だから、少しでも幹事さんのストレスを減らすことが重要です。幹事さんによりそって、ストレスフリーな予約受付体制をととのえる。これができれば、団体予約の候補として選ばれるお店になることができます。お店と幹事がチームになって、その宴会を成功に導く!そういう感覚で予約受付をしているお店は、確実に予約数をのばしています。

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飲食店オーナー
幹事さんによりそった予約受付って、具体的にどうやればいいの?
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編集部
その答えを探るために、まずは幹事さんの気持ちをひもといてみましょう。

STEP1:宴会幹事の気持ちを知ろう

ポイントは、幹事さんの「悩み」「希望」「行動」。この3つを把握することで、飲食店がうつべき対策が見えてきます。

幹事さんの悩み

大人数予約なので、日程調整がたいへん!
苦労して日程調整したあとに、お店探しがまたたいへん…

「調整さん」のような日程調整ツールもあるし、グルメサイトでは空席検索機能も充実してきている…とはいえ、大人数のスケジュール調整はやっぱりたいへん。その苦労のあとにくる「お店探し」は、できるだけスムーズに進めたいものです。

幹事さんの希望

希望日に、最適な業態のお店をスムーズに予約したい(できれば個室…無理なら大人数でまとまって座れるテーブル席が必須)
集金しやすいように、金額が決まっているコース料理を予約したい!できれば飲み放題付き
アクセス情報やコースメニュー、金額 etc… 当日必要な情報をスムーズに参加者につたえたい!

ここで幹事さんの希望をくみとれるかどうかが、予約数アップの鍵。少人数の予約とは違い、大人数予約の幹事さんは特に↑のような点を重視する傾向があります。

幹事さんの行動

グルメサイトで空席検索

団体予約の場合はグルメサイトを使うのが基本!人数と日程は変更できないので、人数&日程軸で空いているお店を検索します。

「条件」にあうお店を選択して予約

条件とは…こちら!

  • 集金をしやすくするため、コース料理(できれば飲み放題付き)がある
  • 宴会の目的にあった席タイプがある(個室、大人数でまとまって座れるテーブル席)
  • アクセスしやすい

※大人数の予約の場合、アクセスのしやすさはけっこう大事!誰かが道にまようようなことがあると、時間通りに会を始められず、幹事の負担が増えてしまう。駅からはなれている場合などは、できるだけわかりやすくアクセス情報を掲載すると吉。

STEP2:幹事の気持ちによりそって対策を実施しよう

幹事さんの「悩み」「希望」「行動」を把握したら、さっそく対策をしていきましょう。やるべきことは3つ!

空席管理を徹底し、常に正確な空席状況をグルメサイトに公開する
様々な人数の予約に対応するため、席コネクトの設計を見直する
アクセス情報やコースメニュー、金額 etc… 必要な情報をわかりやすく整理する

余裕がある場合はこちらも行っていきましょう↓

SMSで予約日前にリマインドを行う

飲食店は団体予約にたいして「ノーショーになったらどうしよう」という不安を抱きがち。幹事さんも「ちゃんと予約とれているかな」という不安をかかえがち。そんな不安をけすためには、予約日前に事前リマインドを行うことが有効です。メールだと迷惑メールにうもれて確認されないリスクが高まってしまうので、SMSでリマインドを行うとよいでしょう。

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飲食店オーナー
なるほど…でも、空席管理や席コネクト、事前SMSってどうやったらいいんだろう…
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編集部
そんな時は、専用のシステムにたよるのがイチバンです。

空席管理や事前SMSをラクラク行う方法

グルメサイトの空席管理を正確かつリアルタイムに行うのは骨のおれる作業…。また、SMSといわれても誰のスマホをつかうんだ!?など、飲食店経営者の悩みはつきません。そんなときは、予約管理システムを導入するのがひとつの解決策です。

大人数の予約受付をスムーズに行うために必要な機能はこちら。

グルメサイト一元管理機能
:空席管理を徹底し、常に正確な空席状況をグルメサイトに公開する
席コネクト&自動配席機能
:様々な人数の予約に対応しつつ、予約登録を自動化
予約に対するSMS送信機能
:予約日前にリマインドを行う

この3つの必要機能がついている予約管理システムを使えば、お店の方の負担を増やすことなく大人数の予約受付をすすめることができます。店長さんは「アクセス情報やコースメニュー、金額 etc… 必要な情報をわかりやすく整理する」業務に時間をさくことが可能に。

システムに任せる業務と人がやる業務、それをしっかり切りわけてかしこく予約を増やしていきましょう。


団体予約はノーショーが怖い…という方は

キャンセルポリシーの作成サポートや、ノーショー発生時の違約金回収サポートなどが受けられる「弁護士提携ノーショー抑止サービス」もあります。ぜひ一度、詳細をチェックしてみてくださいね。

お困りの場合は…

台帳導入のプロセスなど、お困りの場合はぜひ一度エビソルにご相談ください。飲食店集客に関するプロがアドバイスさせていただきます。 

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